Kreativität braucht Strukturen! | Thema: Meetingkultur

"Wir brauchen hier noch ein paar Ideen, also setzen wir uns mal eben zusammen!"

In den letzten Jahren musste ich oft feststellen, dass Business-Meetings in verschiedensten Unternehmen und Konstellationen eine sehr frustrierende und nervtötende Erfahrung sein können. Teilnehmer, die nur physisch anwesend sind und keine produktiven Beiträge einbringen, Smartphones in den Händen, auf denen Katzenvideos angeschaut werden, einschläfernde Gesichter, aber auch keine Strukturen, keine Moderation und kein Zeitmanagement sind symptomatisch. Es gibt Unternehmen, die sich zu Tode „meeten“ und so massiv Ressourcen binden, ohne produktiv zu sein. Wenn die ohnehin meist knappe Zeit der Mitarbeiter verschwendet wird, leidet darunter das Betriebsklima und Meetings werden zu Kreativitäts-Killern!

 

Warum fühlen sich Meetings oft so unnütz an? Wie sieht eine effizientere Lösung aus?     

Meine sieben Regeln für ein produktives Business-Meeting:

1. AGENDA MIT ZIELSETZUNG ERSTELLEN UND REFLEKTIEREN

  • Setze kein Meeting ohne eine konkrete Agenda an
  • Formuliere zu jedem Agendapunkt auch eine Zielsetzung
  • Prüfe anhand der Agenda, ob das Meeting wirklich relevant ist oder ob man bestimmte Themen auch anders besprechen kann (z. B. in einem kurzen Telefonat oder per E-Mail)
  • Lade nur Teilnehmer ein, die etwas zu den Agendapunkten beitragen können. Wenn bestimmte Teilnehmer nur bei bestimmten Punkten anwesend sein müssen, organisiere die Agenda dementsprechend

2. MEETING VORBEREITEN

  • Definiere realistische Zeitvorgaben für die einzelnen Agendapunkte
  • Versende die Agenda mit der Zielsetzung spätestens drei Tage vor dem Meeting an die Teilnehmer
  • Fordere im gleichen Zug eine aktive Vorbereitung der Teilnehmer ein
  • Plane einen geeigneten Ort (ggf. mit technischer Ausstattung) für das Meeting ein

3. VOR DEM MEETING ROLLEN FESTLEGEN

  • Bestimme einen Moderator (sorgt dafür, dass nur über die festgelegten Themen gesprochen wird)
  • Bestimme einen Protokollanten (verschrift­licht die Ergebnisse)
  • Bestimme einen Timekeeper (sorgt dafür, dass die vordefinierten Zeiten eingehalten werden)

 

4. DAS MEETING EFFEKTIV FÜHREN

  • Sorge unbedingt dafür, dass das Meeting pünktlich beginnt
  • Bei Diskussionspunkten solltest du (der Moderator) aktiv moderieren und ein Ergebnis herbeiführen
  • Nutze geeignete Visualisierungs- und Kreativitätstechniken, um das Erreichen der Ziele im Meeting zu unterstützen
  • Fasse die Ergebnisse immer noch einmal mündlich für das Protokoll zusammen, damit der Konsens bestätigt wird
  • Sorge unbedingt dafür, dass das Meeting pünktlich beendet wird

 

5. GRUNDREGELN EINHALTEN

  • Halte die Zeitvorgaben der Agenda ein
  • Falls nötig: Fordere aktiv die Aufmerksamkeit bestimmter Teilnehmer ein
  • Für kreative Meetings gilt: Es gibt keine dummen Ideen (Bewertungen und Floskeln gehören nicht in ein produktives Meeting)!
  • Mobiltelefone und Laptops sind nur erlaubt, wenn sie dem Meeting dienen. Ansonsten ist der Flugmodus einzuschalten und die Geräte sind aus dem Sichtfeld zu verbannen.

 

6. PROTOKOLL FÜHREN

  • Erstelle aus der Mitschrift des Protokollanten einen Aufgabenkatalog (wer macht was bis wann?)
  • Versende das Protokoll mit den Aufgaben zeitnah (spätestens zwei Werktage später) an die Teilnehmer

 

7. DAS MEETING NACHBEREITEN

  • Fordere aktiv Feedback zu dem versendeten Protokoll ein
  • Trage dafür Sorge, dass die Teilnehmer ihre Aufgaben eigenverantwortlich umsetzen 

Wie merkst du nun, ob das Meeting wirklich produktiv war?

Haben alle Teilnehmer des Meetings die gemeinsam erarbeiteten Ergebnisse und den daraus resultierenden Aufgabenkatalog erhalten, geht es an die Bearbeitung der Punkte. In einem weiteren Statusmeeting können dann die Ergebnisse abgefragt und besprochen werden. Wenn jeder genau weiß, was er zu welchem Thema bis wann zu tun hat, war dein Meeting erfolgreich und produktiv.

 

Du kannst diese nützlichen Tipps zusammengefasst in meinem Worksheet Meetingkultur (zum Download anklicken) herunterladen.