PITCH PERFECT | In zehn Schritten vom Briefing zur fertigen Pitch-Präsentation

Einen Großteil des Geschäftes müssen Agenturen über Ausschreibungen erkämpfen. Sinn oder Unsinn dieser Praxis wollen wir an dieser Stelle nicht erörtern. Ich zeige dir stattdessen mit einigen Tipps und Fragen, was – aus meiner Erfahrung in Agenturen – die zehn relevantesten Schritte während der Pitch-Phase sind, um erfolgreich und effizient ans Ziel zu kommen: die fertige Pitch-Präsentation.

1. Analyse

Das Briefing ist die Grundlage für alle weiteren Arbeitsschritte – sofern eines vorhanden ist.

Hast du das Briefing sorgfältig bearbeitet?

Hast du Besonderheiten (z. B. außergewöhnliche Begriffe wie „abgefahren“) herausgearbeitet?

Gibt es (z.B. auf der Homepage des Kunden) Hintergrundinformationen zur Marke (Werte, Philosophie, Handlungsgrundsätze, CI usw.)?

Hast du einen Fragenkatalog mit unklaren Punkten im Briefing aufgestellt und besteht die Möglichkeit, diese in einem persönlichen Re-Briefing mit dem Kunden zu klären? O-Töne zu hören hilft dir dabei, ein Gefühl für die individuellen Sichtweisen deines Kunden zu bekommen.

 

Ist kein Briefing vorhanden, solltest du zumindest die wichtigsten Grundparameter – eine Ausgangslage, die Zielsetzung und mögliche Besonderheiten – bei deinem Kunden abfragen, denn ohne Zielsetzung kann man auch keine Erwartungen erfüllen.

2. BRAINSTORMING

Es gibt keine dummen Ideen!

Das Brainstorming ist das Fundament deiner weiteren Ausarbeitungen und sollte mit ausreichend Zeit und Freiraum zum Fantasieren und Kreieren geplant werden.

Ist es möglich, zu diesem Meeting auch andere relevante Gewerke (z. B. Show Production, technisches Planungsbüro, Konzeptioner usw.) einzuladen, mit denen die Agentur üblicherweise zusammenarbeitet? Das spart wertvolle Zeit, da die Ideen direkt von Fachleuten auf Umsetzbarkeit geprüft werden können.

Kannst du Kreativitätstechniken in das Meeting einbauen (z.B. Gruppenarbeitsmethoden), um den Ideenfluss und die Motivation zu fördern?

 

Das Worksheet „Meetingkultur“ kann dir dabei helfen, das Brainstorming effizient zu strukturieren.

3. LEITIDEE

Keep it simple and clear!

Erzählt die im Brainstorming entstandene Leitidee eine emotionale Geschichte?

Ist diese Idee in allen weiteren Maßnahmen immer als roter Faden erkennbar?

Erzeugt das Konzept direkt ein Bild im Kopf? Bedenke: Am Ende wird dein Angebot vom Kunden womöglich auf zehn Folien gekürzt und von jemand Internem (z. B. vor den Vorständen des Unternehmens) vorgestellt.

 

Eine grobe Etateinteilung in größere Positionen hilft, den Umsetzungsrealismus der Idee direkt zu prüfen.

 Was brauchst du noch, um die Idee zu stützen (z. B. passende Location, Künstler, Catering, Hotel usw.)?

4. ANFRAGEN

Treat first what kills first!

Hast du die Anfragen mit der längsten Rückmeldungszeit (z. B. aufwendiges Technikangebot) direkt als Erstes versendet?

Kannst du, wenn du auf den Homepages deiner Zulieferer (z. B. nach Kontaktdaten) suchst, direkt weitere Materialien (Bilder, Infos usw.) sammeln?

Hast du alle deine Anfragen in einer Liste gesammelt und den aktuellen Status (z. B. „Anfrage versendet“, „Angebot liegt vor“ usw.) und auch die Kosten eingetragen, damit andere Teammitglieder diese Informationen einsehen können?

 

Tipp: Ein Anruf ist manchmal zielführender als eine E-Mail!

5. PRÄSENTATION

Hast du mit deinem Team die Präsentationsstruktur festgelegt?

Baue die Präsentation zunächst mit einfachen Platzhaltern auf, um eine visuelle Struktur aufzuzeigen.

Habt ihr die Aufgaben im Team klar verteilt? Wer bearbeitet welchen Part in der Präsentation?

Die Erfahrung zeigt, dass möglichst nicht mehr als zwei Teammitglieder an einer Präsentation arbeiten sollten ( Verantwortungsdiffusion).

6. DESIGN

Ist deine Präsentation verständlich aufgebaut?

Es hat sich bewährt, in der Präsentation den Weg des Gastes aufzeigen (was der Gast zuerst erlebt, wird zuerst gezeigt).

 

Ziel des Designs ist es, die Fantasie deines Kunden zu beflügeln:

Überzeugen deine Folien mit viel Bild und wenig Text und erzeugen sie damit Bilder im Kopf?

Hinterfrage bei allen Texten: Sind die Informationen auf deinen Folien wirklich für dieses Projekt und diesen Kunden relevant?

7. TIMING

Es hilft, sich bestimmte Milestones bis zum Abgabetermin zu setzen:

Hast du den gesamten Zeitraum vom Erhalt des Briefings bis zur Abgabe der Pitch-Präsentation zeitlich strukturiert?

Hast du wöchentliche Statustermine eingestellt, um den aktuellen Umsetzungsstatus zu überwachen?

Wurden die Dinge, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vorgesehen waren, auch so umgesetzt?

8. SPEED

Die Erfahrung zeigt, dass Konzepte dann richtig gut werden, wenn man eigentlich zu früh fertig ist. Stelle die grundlegenden Folien so schnell es geht fertig, auch wenn vermeintlich noch viel Zeit bis zum Abgabetermin bleibt.

Hast du in deinem Timing auf der Zielgeraden noch genügend Zeit eingeplant, um dann an den Details und dem Feinschliff zu arbeiten?

9. FEINSCHLIFF

Plane eine finale Worksession mit deinem Projektteam im Büro ein, um die Präsentation gemeinsam zu prüfen und letzte Details anzupassen.

Hast du die Präsentation immer wieder mit dem initialen Briefing abgeglichen und auf Vollständigkeit geprüft?

Sind alle geforderten Punkte aus dem Briefing enthalten?

Kannst du bestimmte Parts in deiner Präsentation noch durch Medien (Bilder, Filme, Scribbles usw.) aufwerten oder auch etwas kürzen?

10. FEEDBACK (während des gesamten Prozesses)

Reflektiere die eigene Arbeit immer wieder:

 Stelle dir die Frage: "Macht das, was ich hier getan habe, wirklich an dieser Stelle Sinn und ist es für dieses Projekt relevant?"

Tausche dich möglichst oft mit deinen Kollegen und deinem Netzwerk (den beteiligten Zulieferern) aus und teile deine Informationen.

Wenn du diese zehn Schritte befolgst, sollte deiner perfekten Pitch-Präsentation nichts mehr im Wege stehen – viel Erfolg!

 

 

Das zusammengefasste Worksheet zu diesem Thema kannst du hier (klicken) herunterladen.

 

Hast du Fragen zu bestimmten Punkten oder dem gesamten Prozess? Melde dich gern persönlich bei mir!